Máy in văn phòng là một trong những
thiết bị thường thấy trong môi trường làm việc của chúng ta, tuy rằng ngày nay kích
cỡ của các loại máy in văn phòng cũng đã được tối ưu khá nhiều, nhưng đặt thiết bị này ở
vị trí nào sao cho vừa phù hợp với thẩm mỹ, vừa thuận tiện trong quá trình sử dụng
vẫn là một việc không hề dễ dàng. Dưới đây là 3 tiêu chí về vị trí lắp đặt một
chiếc máy in sao cho hợp lý để bạn tham khảo.
Tổng quan về bố cục của một văn phòng:
Trước hết, chúng ta nên nói một
chút về sắp xếp một văn phòng. Điều này cũng khá quan trọng vì một
văn phòng thường sẽ được sắp xếp theo theo các khu vực làm việc khác nhau. Mỗi
khu vực sẽ có một kiểu bài trí riêng, mặc dù tất cả đều là một phần trong cùng
một hệ thống thiết lập chung của cả văn phòng.
Đầu tiên, một văn phòng lớn
thường sẽ có một khu vực hoạt động chung. Đây là không gian mà ở đó, hầu hết
các hoạt động hằng ngày sẽ được diễn ra. Không gian này thường sẽ bao gồm tiền sảnh,
khu vực lễ tân và sảnh cho khách (nơi khách hàng và nhân viên tương tác với
nhau). Đây cũng là nơi các nhân viên trong văn phòng tụ họp bàn công việc uống
cà phê hoặc ăn trưa. Tóm lại, cuộc sống của văn phòng sẽ phát ra từ khu vực này.
Thứ hai là khu vực thụ động
hoặc khu vực làm việc thực tế. Đây là nơi nhân viên làm việc và chủ yếu chứa
bàn làm việc, ghế ngồi cũng như các trang thiết bị, máy móc phục vụ công việc. Yên
tĩnh sẽ là một yếu tố được coi trọng bậc nhất tại khu vực này. Ngoài ra, cách
bố trí cũng phải hướng đến tối đa hóa hiệu quả nhân sự và thúc đẩy năng
suất làm việc.
Thứ ba là khu dịch vụ. Đây là
không gian cho các hoạt động dịch vụ, nơi đặt các thiết bị chung và cũng là khu
vực di chuyển chung. Trong quá khứ, khi mà các công nghệ giao tiếp không
dây chưa tồn tại và phát triển, khu vực dịch vụ thường là nơi lộn xộn nhất
của một văn phòng. Tất cả nhân viên thường có xu hướng ở đây bất cứ lúc nào để
in ấn, để sắp xếp và truy xuất các tài liệu cần thiết.
Các yếu tố trong việc chọn vị trí đặt máy in
Giờ đây, khi mà các giao thức
truyền thông mới được đưa vào sử dụng hằng ngày, các khu vực làm việc đã không
còn những ranh giới khác biệt rõ ràng và đồng thời tầm quan trọng.cũng đã bị
giảm đi. “Tính di động” của các nhân viên văn phòng đã được giảm xuống mức tối
thiểu, vì phần lớn họ sử dụng các kết nối không dây để liên lạc và giao tiếp
cho thuận tiện. Họ chỉ đứng dậy khi bắt buộc, ví dụ như đi in tài liệu chẳng
hạn. Do vậy, vị trí đặt các thiết bị trong văn phòng cũng từ đó mà thay đổi.
Tính thẩm mỹ và sự yên tĩnh: Chắc chắn sẽ chẳng ai
muốn một chiếc máy in to cồng kềnh được đặt ngay góc đẹp nhất của gian phòng
thay vì là một chậu cây cảnh hoặc một đồ vật trang trí nào đó. Trong không gian
văn phòng có rất nhiều trang thiết bị khác nhau như bàn làm việc, bàn tiếp
khách, chậu cây cảnh, tủ hồ sơ….Vì thế chọn được một vị trí hợp lý cho máy in
sẽ mang đến sự hài hòa về mặt thẩm mỹ cho văn phòng của bạn. Ngoài ra, vì máy
in và một số thiết bị văn phòng khác thường nằm trong khu vực dịch vụ của một
văn phòng, do đó, vị trí của nó cũng sẽ ảnh hưởng đến thiết kế của trần và
tường. Tại sao lại nói như vậy? Lý do là máy in cỡ lớn và các thiết bị văn
phòng khác có thể tạo ra rất nhiều tiếng ồn. Để duy trì một môi trường lý
tưởng, sàn, tường và trần cần phải được xử lý triệt tiêu bắt âm thanh nhằm hạn
chế bớt bất kỳ tiếng ồn nào được tạo ra.
Thuật tiện cho việc di chuyển của nhân viên: Đây là một trong những
yếu tố chính cần phải quan tâm trong việc quy hoạch một văn phòng sao cho hợp
lý. Máy in trung tâm cần phải được đặt tại một khu vực mà tất cả các nhân viên
đều có thể dễ dàng tiếp cận và sử dụng. Nói cách khác, tính toán được nơi đặt
cho máy in sẽ giúp nhân viên cảm thấy tiện lợi hơn khi đi lại in ấn tài liệu.
Nên đặt nó ở vị trí không quá gần với bàn làm việc vì sẽ gây vướng, nhưng cũng
đừng quá xa sẽ khiến bạn mất thời gian đi lại. Hãy căn cứ vào diện tích và cách
bố trí nội thất phòng để có thể tìm được nơi để máy tốt nhất.
Giảm thiểu ảnh hưởng đến sức khỏe: Có thể bạn chưa biết
nhưng đã có không ít những cảnh bảo của các nhà khoa học về việc thường xuyên
tiếp xúc, sử dụng máy in, máy photo, sẽ có tác hại gần giống như bạn hút thuốc
lá một cách thụ động. Cụ thể các hạt ozone nhỏ phát ra từ các thiết bị này sẽ
gây kích ứng cho các cơ quan như mắt, mũi, phổi, đồng thời gây lão hóa tế bào
da cũng như đau nhức đầu nếu tiếp xúc liên tục trong thời gian dài. Để giảm
thiểu các nguy cơ về sức khỏe từ máy in, cần đảm bảo máy in được đặt ở các khu
vực thoáng khí, thông gió tốt, giảm hàm lượng khí độc phát ra từ máy in. Ngoài
ra, nếu có điều kiện, bạn nên đặt máy in tại những nơi gần cửa sổ hoặc hành
lang văn phòng, cách xa người dùng ít nhất 3m, và lưu ý là khi không dùng thì
nên rút nguồn điện.
Trên đây là cách bố trí máy in
hợp lý trong một trong một không gian văn phòng. Hãy xem xét thật kỹ lưỡng các
yếu tố để chọn được vị trí đặt chiếc máy in sao cho khoa học và hiệu quả nhất!
Nguồn : QuanTriMang - Nhat Thien Minh JSC
